DIRECTING AND SUPERVISING

DIRECTING (PENGARAHAN)

A.    Definisi (Directing)

1.      Pengarahan adalah upaya decision maker yang kontinyu dan terwujud dalam bentuk perintah atau petunjuk guna yang menjadi pedoman organisasi (L. Gullick).

2.      Pengarahan adalah upaya mewujudkan keputusan, rencana, dan program dalam bentuk kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan (Joseph L. Massie).

3.      Pengarahan adalah memberikan bimbingan serta mengendalikan para pekerja dalam melakukan tugas guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Dari definisi di atas, terlihat bahwa pekerjaan pengarahan pada dasarnya ditujukan kepada para karyawan. Tujuannya adalah untuk mencegah agar karyawan jangan melakukan penyimpangan-penyimpangan yang tidak sesuai dengan rencana.

B.     Manfaat Pengarahan (Directing)

Sebagai salah satu dari fungsi administrasi, pekerjaan pengarahan amat penting. Pada dasarnya pengarahan diupayakan agar berbagai keputusan yang telah ditetapkan dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya. Apabila pengarahan dapat dilakukan dengan baik, akan diperoleh beberapa manfaat sebagai berikut:

1.      Para pekerja mendapatkan informasi yang tepat tentang segala sesuatu yang akan dikerjakan.

2.      Para pekerja akan terhindar dari kemungkinan berbuat salah dan dengan demikian tujuan akan lebih mudah tercapai.

3.      Para pekerja akan selalu berhadapan dengan prosesw belajar mengajar sehingga pengetahuan, keterampilan dan keaktivitasan akan meningkat.

4.      Para pekerja akan berada dalam suasana yang menguntungkan yakni terciptanya hubungan pimpinan dan bawahan yang baik.

C.    Syarat-Syarat Pengarahan (Directing)

Untuk dapat melaksanakan pengarahan yang baik har us memenuhi beberapa syarat yaitu:

1.      Kesatuan perintah (Unity of Command)

è Agar pengarahan dapat berjalan sesuai dengan yang diinginkan, maka perintah atau petunjuk yang diberikan harus terpelihara kesatuannya. Perintah yang simpangsiur akan dapat membingungkan karyawannya.

2.      Informasi yang lengkap (Comprehensive Information

è Syarat lain yang harus dipenuhi pada pengarahan ialah pada waktu memberikan perintah atau petunjuk tersebut lengkapkanlah dengan segala keterangan yang diperlukan. Keterangan yang dimaksudkan ini sering disususn dalam suatu uraian khusus yang disebut dengan nama petunjuk pelaksanaan.

3.      Hubungan langsung dengan karyawan (direct Relationship)

è agar pengarahan tersebut berjalan sesuai dengan rencana, usahakanlah agar perintah atau petunjuk yang diberikan tersebut dapat diterima langsung oleh karyawan sering disebutkan bahwa adanya hubungan langsung antara pimpinan dan karyawan akan membantu kelancaran pengarahan program.

4.      Suasana Informal (Informal Situation)

è perintah atau petunjuk yang disampaikan tentu maksudnya untuk dimengerti dan selanjutnya dapat diterapkan oleh karyawan dengan sebaik-baiknya. Untuk ini terciptanya suasana yang informal, dapat membantu ciptakanlah suasana informal tersebut sehingga perintah yang diberikan tidak dirasakan sebagai beban yang terlalu berat.

            Sekalipun pengetahuan dimaksudkan agar setiap karyawan melakukan apa yang telah digariskan, hendaknya haruslah diingat bahwa pengarahan yang dilakukan jangan sampai mematikan kreasi karyawan. Kalau hal ini sampai terjadi maka inovasi tidak akan muncul dan suasana kerja akan menjadi kaku.

D.    Teknik Pengarahan

            Teknik pengarahan banyak macamnya beberapa diantaranya yang sering dipergunakan ialah:

1.      Teknik konsultasi

Penjelasan pelaksanaan pengarahan dalam bentuk konsultasi misalnya melalui pertemuan atau rapat yang khusus diselenggarakan untuk itu. Pada teknik konsultasi ini pemimpin menyampaikan pengarahannya untuk kemudian dibahas secara bersama-sama. Keuntungan dari teknik ini adalah mengundang peran serta dari karyawan. Kerugiannya ialah jika terlalu sering diselenggarakan dapat menambah beban kerja serta dapat timbul kesan dari karyawan bahwa pimpinan tidak mengetahui apa-apa.

2.      Teknik Demokratis

Pelaksanaan pengarahan menurut teknik demokrasi ialah dengan memberikan kesempatan seluas-luasnya pada karyawan untuk mengajukan pendapat dan saran. Keuntungan dari teknik ini adalah dapat menimbulkan inisiatif karyawan. Kerugiannya dapat menyulitkan pimpinan, terutama jika pendapat atau saran tersebut sulit dilaksanakan dan bertentangan dengan kebijakan organisasi.

3.      Teknik Otokratis

Disini pengarahan dilaksanakan secara satu arah yakni dari pimpinan pada bawahan. Pimpinan menetapkan segalanya, sedangkan karyawan hanya melaksanakan saja. Keuntungaan dari teknik ini ialah proses pengarahan berjalan cepat. Kerugiannya adalah dapat timbul keselahan dalam pengarahan. Teknik ini hanya baik jika diterapkan dalam suatu organisasi yang memiliki kepempinan kuat serta pendidikan karyawan yang masih terbatas.

4.      Teknik Bebas Teratur

Disini pengarahan dilaksanakan tidak terlalu ketat. Biasanya jika berhadapan dengan karyawan yang memiliki pengetahuan, keteranpilam, serta pengetahuan yang cukup banyak dalam melaksanakan tugas yang dilaksanakan.

Kesemua teknik ini mengandung aspek positif dan aspek negatif tergantung dari penterapannya yang tepat menurut situasi dan kondisi tertentu yang dihadapi.

E.     Proses Pengarahan

Untuk dapat melaksanakan pengarahan dengan baik perlu ditempuh suatu proses tertentu yang terdiri dari beberapa langkah kegiatan. Secara umum langkah-langkah yang dimaksud dapat dibedakan atas 4 yakni:

1.      Menyusun perintah ataupun petunjuk

Langkah pertama yang harus dilakukan ialah menyusun perintah ataupun petunjuk yang akan dilakukan. Perintah dan petunjuk ini harus jelas, lengkap dalam batas-batas kemampuan pekerja. Agar perintah atau petunjuk tersebut sesuai dengan kebutuhan, maka seseorang administrator perlulah memahami dengan baik segala hal yang ada dalam organisasi dan rencana kerja. Apabila pemahaman ini tidak dimiliki tentu mudah diperkirakan dapat lahir perintah atau petunjuk yang kurang tepat.

2.      Melaksanakan Latihan

Langkah kedua yang harus dilakukan ialah melaksanakan latihan terus-menerus kepada karyawan sehingga dapat melaksanakan perintah atau petunjuk dengan baik sesuai dengan situasi dan kondisi yang dihadapi.

3.      Melakukan Motivasi

Langkah ketiga yang harus dilakukan ialah melakukan motivasi sehingga pekerja mau dan bersedia melaksanakan segala perintah atau petunjuk dengan baik.

4.      Memelihara Ketertiban dan Kepatuhan

Langkah keempat yang harus dilakukan ialah memelihara ketertiban dan kepatuhan sehingga tidak terjadi penyimpangan. Pemberian hadiah bagi yang baik dan atau pun hukuman bagi yang bersalah perlu dilaksanakan.

PENGAWASAN

A.    Pengertian

            Beberapa pengertian tentang pengawasan:

1.  Pengawasan ialah melakukan penilaian dan sekaligus koreksi terhadap setiap penampilan karyawan untuk mencapai tujuan seperti yang telah ditetapkan dalam rencana.

2.  Pengawasan ialah suatu proses untuk mengukur penampilan suatu program yang kemudian dilanjutkan dengan mengarahkannya sedemikian rupa sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai.

Dari batasan di atas terlihat bahwa untuk dapat melakukan pekerjaan pengawasan dengan baik ada 3 hal yang perlu diperhatikan. Ketiga hal tersebut adalah:

1.  Objek Pengawasan

Pengawasan disini ialah hal-hal yang harus diawasi dari pelaksanaan suatu rencana kerja.

2.      Metode pengawasan

Metode pengawasan disini ialah teknik atau cara melakukan pengawasan terhadap objek pengawasan yang telah ditetapkan.

3.      Proses pengawasan

Proses disini ialah langkah-langkah yang harus dilakukan sedemikian rupa sehingga pengawasan tersebut bisa dilakukan.

B.     Manfaat Pengawasan

            Beberapa manfaat dari pengawasan:

1.      Tujuan yang ditetapkan dapat diharapkan pencapaiannya dan selanjutnya pencapaian tersebut adalah dalam kualitas dan kuantitas tertinggi yang direncanakan.

2.      Pembiayaan yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut tidak melebihi apa yang telah ditetapkan, dan bahkan mungkin dapat ditekan sehingga efisiensi dapat lebih ditingkatkan.

3.      Pengawasan yang baik,akan dapat memacu karyawan berprestasi dan berkreasi sesuai dengan kemampuan yang dimiliknya.

C.    Syarat Pengawasan

Untuk melakukan persyaratan dan mendapatkan hasil pengawasan sebagaimana yang direncanakan ada beberapa persyaratan yang harus dipenuhi:

1.         Pengawasan harus bersifat khas

Sasaran dan tujuan yang ingin dicapai jelas serta ditunjukan hanya untuk hal-hal yang pokok saja. Syarat yang seperti ini dikenal dengan prinsip strategic point control.

2.         Pengawasan harus mampu melaporkan setiap penyimpangan

Pengawasan harus mampu melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi secara cepat, tepat dan benar. Dengan demikian dalam pengawasan harus ada umpan balik(feed back) yang dapat dimanfaatkan dengan segera

3.         Pengawasan harus fleksibel dan berorientasi pada masa depan.

       Yang dimaksud dengan fleksibel ialah harus tanggap terhadap segala perubahan yang terjadi. Pengawasan yang terlalu kaku tidak akan memberikan hasil yang optimal

4.         Pengawasan harus mencerminkan keadaan organisasi.

       Dengan demikian pengawasan harus menyangkut hubungannya dengan struktur organisasi yang telah ada. Disamping itu pengawasan tersebut harus sesuai dengan kemampuan yang dimiliki oleh organisasi, artinya harus bersifat ekonomis.

5.         Pengawasan harus mudah dilaksanakan

       Setiap satuan organisasi yang ada dalam organisasi dapat melakukan pengawasan secara mandiri (self control). Dalam keadaan seperti ini berikanlah kesempatan pengawasan kepada satuan organisasi yang dimaksud. Untuk menjamin kemudahan dalam pengawasan berikanlah kesempatan pengawasan kepada atasan langsung dari bawahan (direct control).

6.         Hasil pengawasan harus mudah dimengerti

       Hasil pengawasan harus mudah dimengerti dan harus dapat dimanfaatkan untuk menyusun rekomendasi guna memperbaiki sesuatu yang dipandang tidak tepat.

D.    Obyek Pengawasan

            Obyek pengawsan ialah hal-hal yang akan diawasi dari pelaksanaan suatu program. Secara umum obyek pengawasan ialah sesuatu yang dipandang paling penting dari suatu program atau yang dipandang bersifat strategis.

            Obyek pengawsan dapat dibedakan atas beberapa macam yakni:

1.        Kwantitas dan kiwalitas program

2.        Biaya ( budget ) program

3.        Pelaksanaan ( Implementation ) program

4.        Hal-hal yang bersifat khusus.

E.     Metode pengawsan

Metode pengawasan yang dapat dipergunakan banyak macamnya, misalnya:

1.      Melalui laporan khusus dan hasil analisa yang dilakukan terhadap laporan khusus tersebut

2.      Melalui data statistik

3.      Melalui observasi personal

4.      Melalui internet audit

5.      Melalui alat elektronik otomatik

F.     Proses pengawasan

Langkah-langkah dalam proses pengawasan terdiri sebagai berikut:

1.    Merumuskan rencana, tujuan, dan standart pengawasan

2.    Mengukur penampilan

3.    Membandingkan hasil yang didapat dengan standart yang telah ditetapkan

4.    Menarik kesimpulan dan melaksanakan tindak lanjut

DAFTAR PUSTAKA

Azwar, Azrul. 1988. Pengantar Administrasi Kesehatan edisi 2. Jakarta: Binapura Aksara.

Massie, Joseph L. (1979): Essentials of menagement; Printice Hall inc; Englewood Cliffs; New Yersey. Dalam Azwar, Azrul. 1988. Pengantar Administrasi Kesehatan edisi 2. Jakarta: Binapura Aksara.

L. Gullick dalam HO media pembelajaran Pengantar Administrasi Kebijakan Kesehatan.

Anonim.http://translate.google.co.id/translate?hl=id&langpair=en|id&u=http://managementhelp.org/supervision/index.htm [diakses tanggal 22 Mei 2012 07.45]